سیستم سازی کسب و کار

آشنایی با سیستم سازی در کسب و کار

امروزه در دنیای پویای کسب و کار، تطبیق با چالش‌های روزافزون و استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مدرن و بروز به منظور بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری، امری ضروری است. یکی از رویکردهای کلیدی در این زمینه، سیستم سازی کسب و کار (business systemization) است. سیستم سازی به معنای ایجاد فرآیندها، استانداردها، دستورالعمل‌ها و چک لیست‌ها جهت انجام و مدیریت کارها و فعالیت‌های سازمانی است.

در این مقاله به بررسی اصول، مزایا و نکات کلیدی سیستم سازی در کسب و کار می‌پردازیم. قصد داریم اصول اساسی سیستم سازی را به تفصیل بررسی کنیم و مزایای آن را برای سازمان‌ها، مورد تجزیه و تحلیل قرار دهیم. همچنین، به تاکید بر اهمیت ایجاد و داشتن چک لیست‌ها و دستورالعمل‌ها جهت انجام کارها و بهره‌گیری بهینه از منابع انسانی پرداخته و نقش آن در تسهیل عملیات سازمانی را برجسته سازیم.

در ادامه می‌آموزیم که سیستم سازی کسب و کار چگونه می‌تواند به بهبود بهره‌وری، کاهش خطاها و آزادی زمان مدیران و کارمندان کمک کند. نکاتی مهم درباره ساخت و ایجاد دستورالعمل‌ها و چک لیست‌ها، خواهیم گفت؛ همچنین به شما ابزارها و راهکارهایی را ارائه می‌دهیم تا بتوانید سیستم سازی را در سازمان و کسب و کار خود پیاده‌سازی کنید بنابراین، همراه ما باشید تا با هم سری بزنیم به دنیای جذاب سیستم سازی در کسب و کار و نحوه بهره‌برداری از آن جهت رشد و پیشرفت سازمانمان!

بخش اول) اصول سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی یکی از مفاهیم اساسی در مدیریت کسب و کار است که در بهبود عملکرد و بهره‌وری سازمان‌ها تاثیر بسزایی دارد. از پیش نیازهای مهم در مقوله سیستم سازی، داشتن تفکر سیستمی و تفکر استراتژیک است. در این بخش، اصول اساسی سیستم سازی در کسب و کار را با هم بررسی خواهیم کرد.

 

پیشنهاد می‌شود برای آشنایی بیشتر و درک بهتر دو مهارت «تفکر سیستمی» و «تفکر استراتژیک» روی لینک آنها کلیک کرده، «کتاب الکترونیکی تفکر سیستمی به بیان ساده» را به صورت رایگان دریافت و همچنین مقاله مرتبط با «تفکر استراتژیک چیست؟» را مطالعه نمایید.

 

1- تعریف سیستم سازی در کسب و کار:

سیستم سازی به معنای تدوین و بهینه‌سازی فرآیندها، ساختارها و تعاملات داخلی سازمان به منظور دستیابی به اهداف و ارتقاء بهره‌وری و عملکرد بهتر است. این رویکرد تلاش می‌کند تا ارتباطات و تعاملات درونی سازمان را بهبود داده و ساختار سازمانی را به شکلی موثرتر و کارآمدتر ترتیب دهد.

2- اصول اساسی سیستم سازی کسب و کار:

تفکیک وظایف (Division of Labor):

این اصل به این معناست که وظایف و مسئولیت‌ها باید به صورت مشخص و بر اساس تخصص تقسیم شوند. این تفکیک وظایف باعث افزایش بهره‌وری و کاهش تداخل‌ها می‌شود.

اتوماسیون (Automation):

استفاده از فناوری‌های اتوماتیک برای انجام وظایف روتین و تکراری به منظور کاهش خطاها و افزایش سرعت و دقت عملیات.

بهبود مستمر (Continuous Improvement):

مداومت در بهبود فرآیندها، فرهنگ سازمانی و عملکرد کلی سازمان از طریق معرفی تغییرات و اصلاحات مستمر. بهبود مداوم به کمک بازخورد، تجربیات گذشته و تحلیل داده‌ها دنبال می‌شود.

یکپارچگی (Integration):

تضمین ارتباط مؤثر بین بخش‌ها و واحدهای مختلف سازمان تا حدی که تعاملات سازمانی بدون مشکل و به تناسب اهداف مشترک تعریف شده، انجام شود.

مدیریت دانش (Knowledge Management):

جمع‌آوری، ذخیره و به اشتراک گذاری دانش و تجربیات درون سازمان به منظور بهره‌وری بیشتر از منابع داخلی و جلوگیری از تولید اطلاعات تکراری.

مسئولیت‌پذیری (Accountability):

تعیین مسئولیت‌ها و متعهد بودن به انجام وظایف جهت حرکت در راستای اهداف تعیین شده در سازمان.

توازن بین انعطاف‌پذیری و پایداری (Balance between Flexibility and Stability):

تعادل میان توانایی سازمان در تطابق با تغییرات محیطی و حفظ ساختار و پایداری سازمان.

برای درک بهتر «اصول سیستم سازی» به مثال زیر توجه کنید:

فرض کنید شما یک رستوران کوچک را اداره می‌کنید و می‌خواهید بهبودی در عملکرد و بهره‌وری رستوران خود داشته باشید:

تعریف سیستم: سیستم سازی در رستوران به این معناست که همه عناصر مختلف رستوران از جمله کارکنان، منابع مالی، منوی غذا، مشتریان و فرآیندها، به یک سیستم هماهنگ تبدیل می‌شوند (این سیستم به منظور بهبود تجربه مشتریان و افزایش بهره‌وری است).

تفکیک وظایف: در این سیستم، وظایف و مسئولیت‌ها به طور واضح تعیین شده‌اند. برای مثال سرآشپز مسئول تهیه غذاها، پیشخدمتان مسئول خدمت به مشتریان و صندوقدار مسئول مدیریت مالی رستوران هستند. این تفکیک وظایف باعث افزایش بهره‌وری و کاهش تداخل‌ها می‌شود.

اتوماسیون: رستوران شما از نرم‌افزارهای «مدیریت رستوران» بهره می‌برد که به شما کمک می‌کند درخواست‌ها و سفارش‌های مشتریان را به صورت اتوماتیک و دقیق دریافت و پردازش کنید. این اتوماسیون باعث کاهش خطاها و بهبود سرعت عملیات می‌شود.

بهبود مستمر: شما برنامه‌ریزی کرده‌اید که هر ماه یک جلسه با کارکنان برگزار کنید تا بازخوردها و پیشنهادات را برای بهبود‌های مستمر بررسی کنید. این بهتر شدن مداوم به شما کمک می‌کند تا طراحی منو، کیفیت غذا و خدمات خود را بهبود بخشید.

توازن بین انعطاف‌پذیری و پایداری: شما توازن مناسبی بین انعطاف‌پذیری و پایداری در رستوران خود دارید. به عنوان مثال، شما به مشتریان انتخاب‌های مختلف از منو ارائه می‌دهید (انعطاف‌پذیری)؛ اما همچنین از استانداردهای بهداشتی و کیفیت ثابت در تهیه غذاها پیروی می‌کنید (پایداری).

در این مثال نشان داده شد که بکارگیری و اجرای اصول سیستم سازی در کسب و کار، می تواند حتی در یک رستوران کوچک، بهبود‌های مهمی در عملکرد و بهره‌وری ایجاد کند. این اصول را می‌توان به هر نوع کسب و کار دیگری تعمیم داد تا به مدیریت بهتر و توسعه پایدار آن کسب و کار کمک کند.

در واقع این اصول، سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا بهبود‌های پایداری در عملکرد و بهره‌وری خود داشته باشند و به شکلی تازه‌تر و مؤثرتر در مقابل چالش‌ها و فرصت‌های بازار عمل کنند. بهره‌گیری از این اصول، به مرور زمان باعث تبدیل سازمان به یک واحد تطابق‌پذیر و موفق خواهد شد.

بخش دوم) مزایای سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی در کسب و کار به عنوان یک رویکرد مدیریتی موثر، مزایای چشمگیری دارد که می‌تواند به بهبود عملکرد و پایداری سازمان‌ها کمک کند. در این بخش، مزایای اصلی سیستم سازی کسب و کار را به طور خلاصه بیان خواهیم کرد:

1- بهبود کارایی و بهره‌وری

کاهش هدررفت منابع:

با بهبود فرآیندها و تعاملات، هدررفت منابع انسانی و مالی کاهش می‌یابد. این به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا منابع خود را بهبود بخشیده و بهره‌وری را افزایش دهند.

توزیع بهینه وظایف:

تفکیک وظایف و تعیین مسئولیت‌ها کمک می‌کند تا هر کارمند ضمن استفاده بهینه از تخصص خود، در زمان و انرژی خود نیز صرفه جویی کند.

ساختار شفاف:

سیستم سازی باعث ایجاد ساختار سازمانی شفافتر می‌شود از این‌رو اعضای سازمان می‌توانند به راحتی در آن جایگاه خود را درک و مدیریت کنند.

2- کاهش خطاها و اشتباهات

استانداردسازی فرآیندها:

سیستم سازی به استانداردسازی فرآیندها کمک کرده و در کاهش خطاها و اشتباهات بسیار تاثیرگذار است. (عملکردهای تکراری و خودکار به طور کلی از این خطرات مستثنی می‌شوند).

کاهش انطباق نادرست:

تعاملات شفاف و ارتباطات بهتر در سازمان، به کاهش انطباق‌های نادرست و نقص‌های اطلاعاتی منجر می‌شود.

3- افزایش سرعت تصمیم‌گیری

تجمیع داده‌ها:

سیستم سازی به تجمیع داده‌ها و اطلاعات درون سازمان کمک می‌کند و این موضوع باعث می‌شود تا بر اساس اطلاعات دقیق‌تر «تصمیم‌گیری» سریع‌تر انجام شود.

پیش‌بینی بهتر:

با تجمیع داده‌ها و اطلاعات به صورت موثر، مدیران قادر به پیش‌بینی و تطبیق با تغییرات بازار و شرایط خارجی می‌شوند که این خود از نکات بسیار عالی در سیستم سازی است.

4- افزایش تطابق با استانداردها

رعایت مقررات و قوانین:

سیستم سازی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن استانداردها و قوانین را رعایت کنند تا از جریمه‌ها و عواقب منفی مربوط به عدم رعایت آنها در امان بمانند.

5- کاهش هزینه‌ها

کاهش هزینه‌های تولید:

سیستم سازی صحیح موجب بهبود فرآیندها و کاهش خطاها شده و در نهایت باعث کاهش هزینه‌های تولید و توزیع می‌شود.

کاهش هزینه‌های نگهداری:

بهبود عملکرد و تعمیر و نگهداری تجهیزات و دارایی‌ها، به کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیر مرتبط با آنها منجر می‌شود.

کاهش هزینه‌های نیروی انسانی:

در سیستم سازی با بهره‌گیری از اتوماسیون و بهبود‌های فرآیندی، هزینه‌های مرتبط با نیروی کار کاهش می‌یابند.

6- افزایش تطابق با نیازهای مشتریان

تحلیل دقیق نیازها:

سیستم سازی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به دقت نیازها و ترجیحات مشتریان را تحلیل کنند و محصولات و خدمات خود را بر اساس آنها طراحی و شکل دهند.

ارتقاء کیفیت:

توجه به کیفیت محصولات و خدمات در تمام مراحل فرآیند تولید و ارائه، تضمین می‌کند که مشتریان راضی باشند.

7- آزادی زمان و آزادی عمل

از مزایای مهم سیستم سازی در کسب و کار «آزاد شدن وقت و زمان صاحب یا مدیر کسب و کار» است.

این آزادی زمانی می‌تواند به بهبود کیفیت زندگی شخصی و حرفه‌ای ایشان کمک کند. این مزیت به دلیل کاهش نیاز به مداومت در کارهای روزمره منجر به تسهیل و بهبود انجام وظایف مدیریتی می‌شود. به این صورت که:

با استفاده از سیستم سازی در کسب و کار، مدیران و صاحبان می‌توانند وظایف روزمره‌ای مانند برنامه‌ریزی، نظارت بر پروژه‌ها، مدیریت منابع و تولید گزارشات را به صورت خودکار و بهینه انجام دهند. این امر به آنها این اجازه را می‌دهد که به وظایف مهم‌تر و استراتژیک‌تر کسب و کار خود تمرکز کنند.

مدیران با آزاد شدن وقتشان، می‌توانند به تفکر استراتژیک و تصمیم‌گیری‌های مهم‌تر معطوف شوند. این امکان به آنها داده می‌شود تا برنامه‌ریزی بلندمدت کسب و کار خود را بهبود بخشند و راهبردهای جدیدی برای رشد و موفقیت بیشتر کسب و کارشان ایجاد کنند.

همچنین با بهره‌گیری از سیستم‌ها و فرآیندهای خودکار (فرآیندهای اتوماتیک)، احتمال وقوع خطاها و استرس‌های مرتبط با مدیریت کسب و کار کاهش می‌یابد. این مهم نیز به مدیران اجازه می‌دهد که آرام‌تر و مطمئن‌تر به تصمیم‌گیری‌های استراتژیکشان بپردازند.

با این توضیحات، می‌توان افزود که سیستم سازی در کسب و کار نه تنها به بهبود کارایی و بهره‌وری کمک می‌کند، بلکه زمان بیشتری را برای مدیران و صاحبان کسب و کار ایجاد می‌کند تا به اهداف بلندمدت و همچنین به بهبود کیفیت زندگی شخصی خود بپردازند.

مثال/ برای درک بهتر موارد توضیح داده شده در این بخش به مثال زیر توجه کنید:

برای توضیح مزایای سیستم سازی در کسب و کار، یک شرکت تولیدی ماشین‌آلات را در نظر بگیرید. این شرکت در حال تولید و توزیع ماشین‌آلات مختلف برای صنعت ساختمان است. در اینجا، مزایای سیستم سازی برای این شرکت را توضیح می‌دهیم:

بهبود کارایی و بهره‌وری: با پیاده‌سازی سیستم سازی، این شرکت تولیدی قادر به بهبود فرآیندهای تولید، انبارداری، و توزیع ماشین‌آلات خود می‌شود. به عنوان مثال، به وسیله بهینه‌سازی زمان تولید و مدیریت بهینه انبارها، زمان تحویل محصولات به مشتریان به شدت کاهش می‌یابد.

کاهش خطاها و اشتباهات: با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته برای کنترل کیفیت و پایش فرآیندها، شرکت قادر به تشخیص مشکلات و اصلاح آنها در همان مراحل ابتدایی‌تر می‌شود.

افزایش سرعت تصمیم‌گیری: سیستم سازی می‌تواند اطلاعات دقیق و به موقع را ارائه دهد که به تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر کمک می‌کند. مثلا، اگر سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) مورد استفاده قرار گیرد، مدیران می‌توانند به سرعت اطلاعاتی را در مورد موجودی انبارها، تقاضا مشتریان، و عملکرد تولید بدست آورند.

کاهش هزینه‌ها: با بهره‌گیری از بهینه‌سازی فرآیندها، مدیریت منابع بهبودیافته و کاهش هزینه‌های تولید و توزیع، شرکت می‌تواند در مجموع، هزینه‌های خود را کاهش دهد. این کاهش هزینه‌ها به تبلیغات بیشتر، توسعه محصولات جدید و رشد شرکت کمک می‌کند.

افزایش تطابق با استانداردها: سیستم سازی به این شرکت کمک می‌کند تا به طور مداوم به استانداردها و قوانین مرتبط با کیفیت، ایمنی و محیط زیست پایبند باشند و این پایبندی به شرکت کمک می‌کند تا از جریمه‌ها و مشکلات حقوقی جلوگیری شود.

افزایش تطابق با نیازهای مشتریان: با تجزیه و تحلیل نیازها و ترجیحات مشتریان و ارائه محصولات و خدمات خود بر اساس آنها، شرکت می‌تواند مشتریان راضی‌تری داشته باشد و باعث افزایش فروش و ارتقاء تصویر برند خود شود.

مثال فوق نشان می‌دهد که پیاده‌سازی سیستم سازی چگونه می‌تواند به یک شرکت تولیدی ماشین‌آلات کمک کند تا بهبود‌های مهمی در کارایی، کیفیت و بهره‌وری خود داشته باشد. این مزایا در نهایت به رشد و توسعه و موفقیت شرکت کمک می‌کنند.

برای جمع بندی این بخش می‌توان گفت؛ سیستم سازی در کسب و کار نه تنها بهبود‌های عمده در عملکرد و بهره‌وری سازمان‌ها ایجاد می‌کند بلکه به آنها کمک می‌کند تا با چالش‌ها و فرصت‌های متغیر بازار، به بهترین شکل ممکن تطابق یابند. این مزایا به افزایش توانایی رشد و پایداری سازمان‌ها منجر می‌شوند و گویای اهمیت بالای سیستم سازی در مدیریت کسب و کار هستند.

بخش سوم) مراحل پیاده‌سازی سیستم سازی و راهکارها

پیاده‌سازی سیستم سازی در کسب و کار مراحل مختلفی را در بر می‌گیرد و نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت کارآمد دارد. در ادامه، مراحل اصلی و راهکارهای مربوط به پیاده‌سازی سیستم سازی در کسب و کار را به اختصار شرح می‌دهیم:

1- چک لیست و دستورالعمل:

چک لیست و دستورالعمل یکی از عناصر مهم در سیستم سازی در کسب و کار است. داشتن چک لیست و دستورالعمل برای انجام هر یک از کارها و فرآیندهای سازمانی، به تسهیل و بهبود عملکرد کمک می‌کند. این اقدامات می‌توانند به چگونگی انجام کارها، بهره‌وری بیشتر و جلوگیری از خطاها و اشتباهات کمک کنند.

 

پیشنهاد می‌شود در این رابطه، مقاله «چک لیست و طرز فکر چک لیستی» را حتما مطالعه کنید.

 

 2- تجزیه و تحلیل سازمان

تعریف اهداف و انتظارات:

در این مرحله باید اهداف و انتظارات کلی از سیستم سازی مشخص شود. این اهداف باید با استراتژی و اهداف مرتبط با کسب و کار هماهنگ باشند.

شناسایی فرآیندها و تعاملات:

برای شناسایی فرآیندها و تعاملات موجود در سازمان و تحلیل نقاط ضعف و قوت هر یک از آنها، می‌توان از نمودارهای فرآیند، جریان کار و مصاحبه با کارکنان؛ استفاده نمود.

شناسایی نیازها و مشکلات:

شناسایی نیازها، مشکلات، و چالش‌هایی که می‌تواند با پیاده‌سازی سیستم سازی حل یا بهبود یابند. این نقاط ضعف می‌توانند از طریق بازخورد کارکنان و مشتریان جمع‌آوری شوند.

3- طراحی سیستم سازی

تدوین استراتژی پیاده‌سازی:

استراتژی کلی برای پیاده‌سازی سیستم سازی باید تعریف و تدوین شود. این استراتژی باید شامل اهداف کلی، زمانبندی و منابع مورد نیاز باشد.

طراحی سیستم:

سیستم سازی باید به طور دقیق طراحی شود. این شامل تعیین فرآیندها، ساختار سازمانی و تعاملات دقیق درون سازمانی است. استفاده از نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت سیستم می‌تواند به طراحی سیستم کمک کند. این سیستم شامل ایجاد داشبوردهای مدیریتی، سیستم اطلاع‌رسانی و گزارش‌گیری تخصصی است.

تعیین نیازهای فناوری اطلاعات:

شناسایی نیازهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و همچنین انتخاب فناوری‌های مناسب برای انجام و تحقق اهداف سیستم سازی، لازم حائز اهمیت است.

4- پیاده‌سازی و اجرا

تست و تعیین پایداری:

پیش از اجرای سیستم سازی، تست‌های کامل بر روی فرآیندها و فناوری‌ها باید انجام شود تا اطمینان حاصل گردد که سیستم به درستی کار می‌کند و پایدار است.

آموزش و تربیت:

تمام کارکنان باید آموزش‌های لازم را در مورد استفاده از سیستم سازی و تغییرات مرتبط با آن دریافت کنند.

راه‌اندازی و انتقال به پروژه:

پس از انجام تست‌ها و آموزش‌ها، سیستم سازی در سازمان به صورت رسمی راه‌اندازی و اجرا می‌شود. این مرحله باید با دقت و با حضور تیم‌های متخصص پروژه انجام شود.

5- نظارت و ارزیابی مداوم

مانیتورینگ و نظارت:

پس از اجرا، می‌بایست بر فرآیند پیاده سازی سیستم سازی به طور مداوم نظارت به عمل آید تا عملکرد آن بر اساس استانداردها و اهداف تعیین شده باقی بماند و دچار انحراف نگردد.

این شرکت در پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه خود، توازن مناسبی بین انعطاف‌پذیری و پایداری را تضمین کرده است. این به این معناست که سیستم سازی امکان انجام تغییرات و اصلاحات سریع را دارد (انعطاف‌پذیری)؛ اما به طور همزمان از استانداردها و سیاست‌های مشخصی نیز برای حفظ پایداری و کیفیت سرویس استفاده می‌کند (پایداری).

تحلیل بازخورد:

بازخوردهای کارکنان، مشتریان و ذینفعان باید جمع‌آوری و تحلیل شوند تا بهبود‌های لازم در سیستم سازی اعمال گردند. می‌توان با استفاده از داده‌ها و بازخوردهای کاربران، مشکلات و بهبودهای مورد نیاز را شناسایی کرد و به روزرسانی‌ها و اصلاحات لازم را اعمال نمود.

بهبود مداوم:

بهبود مداوم یا همان بهبود مستمر باید به منظور بهبود فرآیندها و تعاملات سیستم سازی ادامه یابد. این می‌تواند از طریق تغییرات در فرآیندها، تجهیزات و استفاده از فناوری‌‌های نوین انجام شود.

برای جمع بندی این بخش نیز می‌توان گفت؛ پیاده‌سازی سیستم سازی در کسب و کار نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و اجرای موفق دارد. مراحل تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی، نظارت و بهبود مستمر می‌بایست با دقت و به ترتیب انجام شوند. این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به بهره‌وری بیشتری دست یابند و در مواجهه با چالش‌ها و فرصت‌های بازار به موفقیت دست یابند.

سخن آخر...

سیستم سازی در کسب و کار به عنوان یک ابزار برای بهبود عملکرد سازمانی و افزایش بهره‌وری شناخته می‌شود؛ همچنین این رویکرد به کاهش خطاها و ریسک‌ها، بهبود مستمر و انتقال دانش نیز کمک شایانی می‌کند. سیستم سازی نه تنها به بهبود کارایی و بهره‌وری کمک می‌کند، بلکه برای مدیران و صاحبان کسب و کار آزادی زمانی ایجاد می‌کند. بنابراین پیاده‌سازی صحیح اصول سیستم سازی و بهره‌گیری از مزایا و راهکارهای مطرح شده، می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا در مسیر موفقیت خود پیش بروند و با رقبای خود رقابت کنند.

شاد و دلنشین باشید