نقش چک لیست در ایجاد تمایز و موفقیت ما چگونه است؟

حتما تا کنون برای شما هم پیش آمده که برخی از اقدامات یا تدارکات و یا جزئیات لازم برای برگزاری انجام یک کار، یک جلسه یا یک دورهمی و یا مواردی که از قبل نیاز به آماده‌سازی و انجام هماهنگی دارند را فرموش کرده باشید و یکباره حین برگزاری و وسط انجام کار، تازه یادتان افتاده باشد که ای دل غااااافل، فلان کار و یا فلان مورد را انجام نداده و تهیه نکرده‌اید و در آن لحظه بسیار سرخورده شده و افسوس خورده باشید و باعث ناراحتی شده باشد!

به نظر شما علت چیست و چه راهکاری می‌تواند از بُروز دوباره این فراموش کاری‌ها و مشکلات اینچنینی جلوگیری کند؟!

قبل از پاسخ به این سئوال شاید بد نباشد کمی مُکاشفه داشته باشیم!

جالب است بدانید کلمه «انسان» برگرفته شده از ریشه کلمه «نسیان» به معنای «فراموش کردن یا فراموش کار» است. انسان به دلیل توجه و حافظه محدودی که دارد خیلی طبیعی است که بسیاری از چیزها را فراموش کند و از کنار برخی موضوعات به سادگی بگذرد و به آنها بی‌توجهی کند. از سوی دیگر انسان به طور ذاتی تا حدود زیادی «بی‌نظم» است بنابراین، خیلی نمی‌تواند به فرایندهای سفت و سخت پایبند بماند؛

در نتیجه اگر واقع بین باشیم، باید اعتراف کنیم که در اکثر مواقع به دلیل این فراموش کاری‌ها و بی‌توجهی‌ها و بی‌نظمی‌ها، اشتباهاتی در کارهایمان پیش می‌آیند. این اشتباهات نیز غالبا به دو دلیل عمده «ندانستن» و «سهل‌انگاری» نمود پیدا می‌کنند. حال برای اینکه به این مشکل غلبه کنیم می‌بایست تدابیری اندیشیده شود تا از این وضع خارج شده و از بُروز آسیب‌های احتمالی که می‌تواند به زندگی شخصی و یا کسب و کار خود بزنیم، جلوگیری گردد. یکی از این تدابیر تهیه و طراحی چک لیست کارها است!

چک لیست چیست و چرا چک لیست اهمیت دارد؟

ابتدا بپردازیم به اینکه چرا چک لیست اهمیت دارد، سپس به اینکه چک لیست چیست و چه مزایایی دارد و چه کمکی می کند، به جزء خواهیم پرداخت:

اهمیت چک لیست

بسیاری از مسائل و امور مربوط به کار و زندگی از یک سطحی به بعد، پیچیده و در هم تنیده می‌شوند و جزئیاتی پیدا می‌کنند که در اجرا و در انجام باکیفیت آن امور، تاثیر بسزایی خواهند گذاشت؛ حال با توجه به محدودیت حافظه انسان که در بالا نیز اشاره شد، خیلی وقت‌ها ما انسان‌ها از این محدودیت خود غافل می‌شویم و خود را قانع می‌کنیم که قادریم تا همه جزئیات را در ذهن خود نگه داشته و آنها را مو به مو رعایت کنیم، اما در واقعیت اکثرا شاهد آن هستیم که در عمل این اتفاق رخ نمی‌دهد یعنی تمام جزئیات در نظر گرفته نمی‌شوند در نتیجه از ارزش کار ما کاسته خواهد شد و کیفیت کارمان افت پیدا می‌کند، حتی ممکن است در مواردی حساس مانند امور پزشکی یا مسائل فنی و... باعث ایجاد خسارت و زیان‌های جبران‌ناپذیر هم بشوند.

همه این اتفاق‌ها به این دلیل است که پیچیدگی فرایندها از توان پردازش مغز انسان فراتر رفته و ما نمی‌خواهیم قبول کنیم بیشتر از آن چیزی که فکرش را می‌کنیم دچار خطا می‌شویم؛ همچنین با توجه به وجود خطای شناختی و کم‌رنگ بودن تفکر سیستمی در بطن جامعه، بُروز این اتفاقات متاسفانه بیشتر هم شده!

خب برگردیم به سئوال قبل، چه راهکاری می‌تواند از بُروز دوباره این فراموش کاری‌ها و مشکلات اینچنینی جلوگیری کند؟

حتما ضرب المثل قدیمی " کم‌رنگ‌ترین جوهرها ماندگارتر از قوی‌ترین ذهن‌هاست " را شنیده‌اید؟

بله، درست حدس زده‌اید، یکی از بهترین راهکارهای جلوگیری از فراموشی «ثبت و یادداشت کردن موضوعات و وقایع با جزئیات کامل» است و همانطور که در بالا اشاره شد، تهیه و نوشتن «چک لیست اقدامات» می‌تواند چیزی باشد که این مورد را بهبود بخشد و تکمیل کند.

چک لیست چیست؟ و چک لیست چه کمکی به ما می کند؟

چک لیست فهرستی است از مجموعه اقدامات حساس، تجهیزات و ملزومات مورد نیاز، گام‌های کاربردی و ترتیب مراحل انجام و... که مرتبط با یک موضوع یا یک فعالیت مشخص و تکرارپذیر است. این فهرست می‌تواند در هر زمان بهینه و تکمیل‌تر شود و تعداد آیتم‌های آن اضافه و کسر گردد. در واقع چک لیست‌ها کمک می‌کنند احتمال فراموشی و خطای ما در انجام کارها تا جای ممکن به «صفر» نزدیک شود.

به بیان دیگر، چک لیست ابزاری است ساده اما قدرتمند که به منظور یادآوری از آن استفاده می‌شود. به ما کمک می‌کند تا بدانیم و آگاه شویم که در چه شرایطی چه جزئیاتی را باید در نظر بگیریم و آنها را از یاد نَبَریم.

از چک لیست‌ها می توان برای انجام دقیق تمامیِ فعالیت‌ها و اقدامات مورد نظر استفاده نمود؛ اما هر چقدر که یک موضوع و یا یک فعالیت پیچیده‌تر و در هم تنیده‌تر باشد، اهمیت داشتن چک لیست خود را بیشتر نشان می‌دهد. نباید این طور تصور شود "ما که در این موضوع یا این فعالیت با تجربه هستیم پس دیگر نیازی به چک لیست نداریم!"، هر وقت این فکر در سرتان آمد، شما را مجددا به ضرب المثل "کم‌رنگ‌ترین جوهرها ماندگارتر از قوی‌ترین ذهن‌هاست" ارجاع می‌دهیم! 

مثال‌هایی برای چک لیست:

چک لیست شرکت در کنکور، چک لیست طبخ غذا یا آشپزی، چک لیست مسافرت، چک لیست پرواز، چک لیست اجاره یا خرید خانه، چک لیست ساختمان‌سازی، چک لیست مراحل بازاریابی دیجیتال، چک لیست تولید محتوا، چک لیست سئو وب سایت، چک لیست برگزاری همایش و سمینار، چک لیست تعمیر ماشین آلات، چک لیست تامین و نگهداری هواپیما، چک لیست تامین و نگهداری تجهیزات سکوهای نفتی و گازی، چک لیست گزینش تامین کنندگان یا پیمانکاران، چک لیست حضور در نمایشگاه‌ها، چک لیست بستری و مداوای بیمار، چک لیست استریلیزه کردن اتاق عمل و...

 

طرزفکر چک لیستی

اعتقاد به تهیه کردن چک لیست برای کارها و فعالیت‌های جاری زندگی، یک نوع «طرز فکر» است؛ طرز فکری که باعث رشد و پیشرفت در کار و زندگیمان می‌شود چرا که دقتی مثال زدنی در انجام کارها به وجود می‌آورد و باعث تقویت انضباط شخصی ما می‌گردد در نتیجه اعتبار ما را نیز نزد دیگران بالاتر بُرده و ما را انسانی حرفه‌ای جلوه می‌دهد.

چک لیست‌ها می‌توانند در بالا بردن کیفیت و دقت انجام کارهای فردی و مخصوصا کارهای تیمی و گروهی، تاثیر شگرفی بگذارند و موجب افزایش بهره وری ما شوند و ما را به طور قابل توجهی از دیگران متمایز سازند.

گام های ساخت چک لیست

1- بررسی
2- طراحی
3- بازنگری
این سه گام یا چرخه را می بایست به طور منظم انجام دهید تا هر بار چک لیست شما بهینه و تکمیل گردد.

برای اینکه یک چک لیست بسازید می‌توانید از روش‌‌های مشاهده کردن، مهندسی معکوس، الگوبرداری و... استفاده کنید که بسیار کمک کننده خواهند بود.

ویژگی های یک چک لیست خوب

در پاسخ به این سئوال که چطور یک چک لیست خوب تهیه کنیم؟ باید گفت، اینکه یک چک لیست تا چه حد می‌تواند خوب و کاربردی باشد، کاملا به این بستگی دارد که چگونه آن را تهیه و چه نکات و ویژگی‌هایی را در آن رعایت کرده‌ایم.

در یک چک لیست خوب می‌بایست موارد حساس و ضروری برای انجام درست یک کار ذکرشده باشند، مواردی که اگر انجام نشوند و از قلم بیفتند عواقب بدی در پی خواهند داشت.

می‌بایست کنار هر اقدام و هر آیتمی که در چک لیست می‌نویسیم یک «چک باکس» قرار داده شود که پس از انجام هر مورد و پس از کنترل و تایید نهایی، تیک مربوط به آن زده شود.

نکته دیگر اینست که از کاربردی بودن و قابل اجرا بودن چک لیست خود اطمینان حاصل کنیم. به این معنا که نه آن قدر بلند و مفصل باشد که دست و پا گیر شود (از ذکر موارد غیر ضروری پرهیز کنیم)، و نه آن قدر ساده و تعداد موارد آن کم باشد که اثربخشی لازم را نداشته باشد.

در نهایت هر چک لیستی که تهیه می‌شود می‌بایست به صورت واقعی و عملیاتی مورد استفاده گیرد تا از کاربردی بودن و خوب طراحی شدن آن اطمینان حاصل شود. پس از هر بار استفاده، چک لیست مد نظر باید مورد بازبینی قرار دهیم تا در صورت نیاز اصلاح و تکمیل گردد (این اقدام باید به طور مستمر انجام شود).

مزایای چک لیست

اگر برای کارها و فعالیت‌های خود چک لیست‌های مناسب و عالی بسازیم، مهمترین فوایدی که برای ما به همراه خواهند داشت از قرار زیر است:

- آزادی ذهن (مهمترین فایده داشتن چک لیست است)
- بهبود مستمر
- واسپاری و تفویض آسان
- کنترل آسان امور
- تصمیم گیری کمتر
- کاهش اهمال کاری
- تخمین دقیق‌تر اوضاع و شرایط

و اما چند نکته مهم...

- «نظم» و «کار تیمی» دو مولفه‌ای هستند که در اجرای چک لیست‌هایی که برای هدایت کارهایی تیمی و گروهی به کار گرفته می‌شوند و از اهمیت ویژه‌تری برخوردارند. افراد یک تیم یا گروه باید بتوانند با یک نظم و انضباط خاص، به بهترین شکل ممکن با یکدیگر همکاری کنند.

- بیشتر افراد این تصور را دارند که چک لیست‌ها بسیار دست و پا گیر و حوصله‌سر بر هستند؛ اما بر خلاف این تصورات، چک لیست‌ها نتایج را به شدت بهبود می‌بخشند.

- هدف از تهیه و ساختن چک لیست تیک زدن آیتم‌های قید شده در آن نیست، هدف چک لیست، ایجاد فرهنگ کار تیمی و برقراری نظم و انضباط در کارهاست به طوری که دقت و کیفیت در انجام کارها افزایش یابد، ذهن ما آزاد شود و در نهایت باعث رشد و تمایز ما گردد.

- اگر عادت استفاده از چک لیست را در کار و زندگی خود ایجاد کنید و به آن مسلط شوید، با عرض پوزش تازه متوجه می‌شوید که قبلا چقدر یلخی و کیلویی کار می‌کردید!!! مطمئنا از خود خواهید پرسید: آیا اصلا بدون چک لیست هم می‌توان کاری را بدرستی انجام داد؟ دیگران چطور بدون چک لیست کار می‌کنند؟ و...؛ کاملا متعجب و شگفت زده خواهید شد و متوجه می‌شوید که با چه فراشناختی آشنا شده‌اید!

 

آتول گاواند (Atul Gawande) / پزشک و نویسنده کتاب بیانیه چک لیست (Checklist Manifesto)
می‌توان گفت اولین فردی که اهمیت استفاده از «چک لیست» را برجسته کرد، فردی به نام «آتول گاواند» بود. وی یک جراح و محقق سلامت است و در واقع چیزی که توجه او را به این موضوع جلب کرده همین حرفه جراحی بود. یک جراح چک لیست‌های زیادی را باید بررسی کند تا بتواند یک عمل موفقیت آمیز داشته باشد. بسیاری از جراحی‌ها به ندرت انجام می‌شوند و فرصت مسلط شدن بر آنها وجود ندارد به همین دلیل جراحان مجبور به استفاده از چک لیست‌ها هستند.

بر اساس کتاب چک لیست، پاسخ آقای گاواند به کارهای پیچیده‌ای که به خاطر سپردن تمام اجزای آنها کار یک نفر نیست، «داشتن یک چک لیست ساده» است!

 

شاد و دلنشین باشید